Hjælp – kunden kan se mine Office data!

Jeg ved ikke om der er nogle af jer der kan huske en sag med Anders Fogh Rasmussen hvor skjulte data i hans nytårstale afslørede at den var skrevet af en medarbejder i Dansk Industri.

Der er mange andre eksempler på personer der har fået problemer i denne forbindelse, her er et par eksempler: Google ansat, Microsoft.
It og Telestyrelse har også oprettet en vejledning omkring skjulte data: Risici ved skjulte data i office-filer.

Microsoft har oprette et tilføjelses program til Office 2003/XP der fjerner skjult data. Dette program kan du hente her: Fjern skjulte data

Det er jo alt sammen meget godt, men når det nu er data du ikke kan se – husker du så at fjerne disse data?

Det kan f.eks. være når du har travlt og lige skal vedhæfte en prisliste, du har oprette i Excel, til en e-mail. Problemet var bare at den indeholdt din avance procent!!

Efter min mening vil det være bedst hvis skjulte data blev fjernet automatisk når et Office dokument blev vedhæftet til en e-mail. En anden mulighed er at konverter dokumenter til PDF før de bliver vedhæftet, på den måde. Det kan du evt. gøre online – se mit indlæg om online PDF.

Jeg har fundet er tilføjelses program til Outlook der automatisk kan gøre disse ting, det fjerner automatisk skjulte data fra Word, Excel og PowerPoint eller du kan automatisk få konverteret dine dokumenter til PDF. Programmet hedder Sendshield.

Det at sende PDF dokumenter i stedet for originale Word, Excel eller PowerPoint dokumenter er klart noget jeg kan anbefale. I dag kan “alle” læse et PDF dokument, men det er ikke muligt at ændre i dette for modtageren og dokumentet se ved print ud som da du oprettede. Jeg sender næsten altid dokumenter som PDF, med mindre det er et dokument som modtageren skal kunne arbejde videre på. Jeg har tit set en kunde bruge lang tid på at få et tilbud til at se helt rigtigt ud. Når kunden så printer det ud på sin printer ser det helt anderledes ud – det kan undgås ved at bruge PDF formatet.

Tue Hellstern
F1-support