Aps dag

Nej, det er ikke jydeudgaven af iværksætteri: A prøver sel’. Det er heller ikke den juridiske. Aps er min måde at reducere tidsforbruget til det administrative i min lille enkvindesvirksomhed. Aps står nemlig i Flexikom for Administration, Planlægning og Styring. Her er opskriften:

Betalinger håndteres løbende via webbank. Sammen med et kreditkort til køb på visse hjemmesider klarer det likviditetsstyringen og betalinger. Jeg registrerer hver dag tidsforbrug pr. opgave pr. kunde i et excelark. Og så har jeg hyret en bogholder til selve bogføringen. Det er en bedre forretning for mig at producere end at bogføre.

Den sidste dag i hver måned er afsat til at gennemgå en række arbejdsprocesser omkring APS. Jeg har lavet et worddokument, hvor alle forløb er sat op i logisk rækkefølge, og sikrer jeg kommer hele vejen rundt. Så det er bare at starte fra en ende af:

– den fakturerbare tid overføres til fakturaer, ikke fakturerbartid pr. kunde til et særligt skema, så jeg kender kundens “belastning” ved næste kalkulation. Den interne tid opgøres og opvejes i forhold til mit tidsanvendelsesbudget. Dette betyder, at jeg kun fakturerer en gang om måneden. Mine kunder ved dette ved opstart af opgaver, og jeg skal ikke bruge tid hele tiden på denne del.

– samme datamateriale anvendes til økonomiopfølgning. Min styring ligger efter opstart primært på indtægts/indgangssiden, og ikke på udgiftssiden.

– der tjekkes for ikke betalte regninger, og rykkerfakturarer udsendes.

– hjemmesidestatitstik samt googlesøgninger printes og tjekkes for vurdering af evt. tiltag.

– filoprydning, diskoprydning, fragmentering samt backup af harddisk gennemføres.

– status på relationer og potentielle kundekontakter.

– status på forretningsplan og målsætninger: hvad skal jeg op- eller nedprioritere?

– reflektion: hvad har månedens opgaver og oplevelser tilført mig af ny viden?

og så nogle andre detaljer, det vil føre for vidt at komme ind på her. Jeg får på denne måde skabt ro for det administrative de andre 30 dage om måneden. Jeg ved de informationer, jeg skal bruge til fakturering er tilstede, og jeg skaber ro til at have overblikket over min egen butiks udvikling.